Các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện đại và các tập đoàn lớn đang dần chuyển sang nâng cấp tổng đài thông minh. Vì mong muốn phát triển kinh doanh và chăm sóc khách hàng tốt hơn.
Hệ thống tổng đài được lưu trữ trên đám mây hay còn gọi là dịch vụ tổng đài đa kênh thông minh VoIP. Có thể tích hợp các thiết bị truyền thông khác mà không cần cài đặt phần cứng. Hệ thống tổng đài này giúp tiết kiệm chi phí hơn và có tính năng linh hoạt mà nhiều tổng đài truyền thống trước đây.
Tổng đài thông minh là gì?
Hệ thống tổng đài ảo là một hệ thống tổng đài điện thoại hoàn toàn được xây dựng trên môi trường dựa trên đám mây, để cung cấp quyền truy cập máy chủ thông qua kết nối internet.
Do đó, các công ty sử dụng hệ thống tổng đài đám mây hoặc được lưu trữ trên máy chủ sẽ không phải có một máy chủ chuyên dụng để có điện thoại dựa trên internet trong văn phòng của họ. Máy chủ PBX là một cách tuyệt vời để các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và không gian vì các máy chủ truyền thống rất đắt tiền và sẽ chiếm nhiều dung lượng.
Điều quan trọng cần lưu ý là tổng đài truyền thống đã nổi tiếng là phức tạp và rườm rà, đó là lý do tại sao các hệ thống dựa trên đám mây đang trở nên phổ biến. Các giải pháp nâng cấp tổng đài thông minh hiện đại đáng tin cậy và cung cấp một hệ thống điện thoại kinh doanh ổn định qua internet.
Cách thức hoạt động của hệ thống tổng đài ảo
Tổng đài ảo hoạt động bằng cách kết nối tất cả các thiết bị của bạn bao gồm PC, Laptop, Smartphone,… với nền tảng điện thoại dựa trên đám mây của bạn. Bạn cần một hệ thống điện thoại IP để sử dụng tổng đài đám mây của mình hoặc tận dụng các điện thoại analog có sẵn và kết nối đến thiết bị VoIP Gateway.
Lợi ích khi lắp tổng đài ảo cho doanh nghiệp
Những lợi ích của tổng đài ảo khiến bạn muốn thay tổng đài truyền thống ngay!
- Tính linh hoạt: Với tổng đài ảo, có thể dễ dàng thêm hoặc xóa người dùng và tích hợp phần cứng hệ thống điện thoại truyền thống hiện có vào hệ thống tổng đài ảo nếu cần.
- Có thể nâng cấp: Khi có các bản cập nhật phần mềm mới cho hệ thống tổng đài điện toán đám mây của bạn, chúng dễ dàng triển khai mà không cần IT thực hiện thay đổi máy chủ. Điều này là do các máy chủ được quản lý bởi nhà cung cấp, vì vậy nếu sắp có nâng cấp, nhà cung cấp sẽ thực hiện cập nhật từ xa.
- Khả năng mở rộng: Nếu bạn đang mở rộng quy mô với hệ thống tổng đài truyền thống, bạn sẽ thêm máy chủ và thiết bị di chuyển. Với tổng đài ảo, một lần nữa, nhà cung cấp sẽ quản lý các công việc và công sức nặng nhọc. Điều mà một doanh nghiệp sẽ phải di chuyển nhiều nhất là thiết bị di động và dây cáp cho bất kỳ nhân viên mới nào mà họ đảm nhận.
>>> Đừng bỏ lỡ: API là gì? Tổng đài ảo có hỗ trợ API mở hay không?
7 Lý do bạn nên nâng cấp tổng đài ảo và loại bỏ tổng đài cũ lỗi thời ngay
Tổng đài thông minh vẫn là một phương pháp tuyệt vời để đảm bảo rằng trải nghiệm cuộc gọi của bạn là toàn diện và linh hoạt. Đây là một hệ thống tuyệt vời cho các công ty cần tiết kiệm chi phí của giải pháp phần cứng do nhân viên IT quản lý.
1. Thiết lập tổng đài thông minh nhanh chóng và không tốn kém
Nếu bạn đang sử dụng tổng đài truyền thống, bạn có thể phải trả chi phí cao hơn vì bạn sẽ phải trả cho việc cài đặt và bảo trì phần cứng tốn kém. Với giải pháp tổng đài thông minh được lưu trữ trên đám mây, tất cả phần cứng đều do nhà cung cấp lưu trữ, vì vậy không cần đầu tư cơ sở hạ tầng viễn thông, không cần đi dây điện thoại. Ngoài ra doanh nghiệp chỉ cần sử dụng phần mềm và không cần đầu tư thiết bị.
>>> Xem ngay: 12 bước thiết lập tổng đài ảo chi tiết nhất cho doanh nghiệp
2. Khả năng mở rộng
Khả năng mở rộng là một lý do quan trọng để chuyển sang tổng đài ảo PBX. Các nhà cung cấp tính phí khách hàng của họ cho số lượng băng thông mà họ sử dụng. Đây là một giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp đang hoạt động vì thêm người dùng hoặc giảm người dùng là một quá trình dễ dàng đảm bảo bạn chỉ trả tiền cho những gì bạn sử dụng.
Chi phí tăng lên khi bạn mở rộng quy mô do số lượng nhân viên hoặc đường dây điện thoại cao hơn, nhưng cuối cùng bạn sẽ không bao giờ phải trả cho nhiều hơn số tiền bạn sử dụng.
3. Tích hợp dễ dàng
Việc tích hợp các phần mềm CRM/ERP hay các phần mềm bán hàng, các bên thứ ba đều tự động và dễ dàng kết nối dữ liệu.
>>> Xem thêm: Tìm hiểu hệ thống CRM – 03 lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp
4. Tính năng Call Center
“Không bao giờ bỏ lỡ cuộc gọi khách hàng”, hệ thống tổng đài thông minh đáp ứng được số lượng khủng các cuộc gọi (30-40 cuộc) bất cứ thời điểm nào, bất cứ nơi đâu, không bị giới hạn.
5. Tối ưu chi phí cước gọi
Tiết kiệm hơn 40% cước gọi thoại, gọi nội bộ hoàn toàn miễn phí dù bất kỳ nơi đâu.
6. Thân thiện, sử dụng đa nền tảng
Ngày nay, nhân viên sale và CEO có xu hướng dành nhiều thời gian ở ngoài văn phòng. Do đó họ rất cần hệ thống tổng đài có thể sử dụng trực tiếp trên Smartphone để tiện cho việc quản lý và theo dõi công việc, có hệ điều hành riêng cho cả iOS và Android và có hotline riêng cho doanh nghiệp.
7. Thời gian hoạt động được đảm bảo
Với nhiều máy chủ toàn cầu lưu trữ thông tin cho các tổ chức khác nhau, tỷ lệ thời gian ngừng hoạt động được giảm đáng kể. Điều này đặc biệt đúng đối với những giải pháp tổng đài ảo được lưu trữ có mạng dự phòng hoặc định tuyến chuyển đổi dự phòng tự động. Điều này sẽ đảm bảo rằng bất kỳ thời gian chết nào xảy ra do lỗi phần cứng đều được khắc phục ngay lập tức tại trung tâm dữ liệu được quản lý.
Điều này đặc biệt hữu ích khi cúp điện hoặc các trường hợp khác xảy ra tại vị trí máy chủ. Phần mềm từ nhà cung cấp sẽ tự động định tuyến các cuộc gọi đến một máy chủ khác để người dùng không gặp phải thời gian chết hoặc nhận thấy rằng có sự cố nào cả.
Các doanh nghiệp tò mò về tổng đài ảo là gì sẽ ngạc nhiên bởi số lượng các tính năng không có sẵn của tổng đài truyền thống. Nhân viên của bạn có thể làm việc từ xa hoặc thậm chí tham dự hội nghị từ thiết bị di động và có một bộ tính năng mạnh mẽ giúp tăng cường kiểm soát và chức năng gọi điện.
Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:
- Website: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP Thông Minh – OMICall
- Hotline: 0899 90 98 68 – 0287 1010 898
- Trụ sở chính: 140 – 142 Đường số 2, Vạn Phúc City, Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh
- Chi nhánh tại Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
- Chi Nhánh tại Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh
