Các nghiên cứu gần đây cho thấy hơn 60% các công ty có điện thoại truyền thống sẽ chuyển sang số Đầu số VoIP. Nếu văn phòng của bạn hiện đang sử dụng điện thoại cố định, bạn sẽ được hưởng lợi từ các tính năng bổ sung, tiết kiệm chi phí và sự tiện lợi tổng thể của tổng đài ảo.
Nhưng sự khác biệt giữa điện thoại theo tiêu chuẩn và gọi qua Internet, và những loại số điện thoại VoIP nào có sẵn? Ngoài lợi thế về cước gọi thoại hàng tháng thấp hơn, những lợi thế khác của việc chuyển sang VoIP dành cho doanh nghiệp là gì và bạn nên tìm kiếm những tính năng nào?
>>> Xem thêm: 7 lợi ích của giải pháp tổng đài voip mang lại cho doanh nghiệp
Đầu số điện thoại cố định là gì?
Điện thoại cố định kết nối số điện thoại gia đình và doanh nghiệp với mạng điện thoại PSTN hoặc POTS cục bộ thông qua hệ thống dây đồng hoặc cáp quang, truyền dữ liệu thoại tương tự đến và từ người bạn đang nói chuyện cùng.
Mặc dù điện thoại truyền thống được biết đến với độ tin cậy của chúng, nhưng chúng có nhược điểm là không phải lúc nào chúng cũng phù hợp với môi trường văn phòng ngày nay. Điện thoại thông thường cung cấp các tính năng điện thoại cơ bản như nhắn tin thoại, gọi điện hội nghị, ID người gọi và cuộc gọi chờ.
Nhưng những tính năng này không chỉ đi kèm với một khoản phụ phí mà còn bị hạn chế hơn nhiều so với hệ thống điện thoại ảo. Các dịch vụ điện thoại thông thường không thể cung cấp các tính năng nâng cao hơn như định tuyến cuộc gọi đến dựa trên kỹ năng, hội nghị truyền hình và thư thoại đến email.
Mặc dù nhiều người cho rằng tổng đài vật lý rẻ hơn tổng đài ảo, giữa giá của thiết bị vật lý, phí cuộc gọi nội hạt và đường dài, chi phí đường dây bổ sung và phụ phí cho các tính năng, chúng thường đắt hơn nhiều so với dự đoán. Ngoài ra, thiết bị đó không chỉ tốn kém mà còn chiếm nhiều không gian văn phòng có giá trị.
Vấn đề thực sự với việc chỉ dựa vào một chiếc điện thoại tiêu chuẩn để liên lạc công việc và cá nhân? Chúng nhanh chóng trở nên lỗi thời. Trên thực tế, 40% hộ gia đình Mỹ không còn điện thoại cố định – Điều đó có nghĩa là công nghệ sẽ không phát triển thêm nữa và sự hỗ trợ của khách hàng sẽ khó nhận được hơn.
>>> Xem thêm: Tìm hiểu 25 thuật ngữ bạn nên biết về tổng đài ảo
Đầu số VoIP là gì?
Đầu số VoIP – Hoặc Giao thức thoại qua Internet, dịch vụ điện thoại cho phép người gọi thực hiện và nhận cuộc gọi điện thoại qua Internet.
Trái ngược với việc dựa vào dây đồng, công nghệ VoIP chuyển các cuộc gọi bằng cách sử dụng cùng một kết nối Internet băng thông rộng được cung cấp bởi bộ định tuyến hoặc mạng WiFi. Không giống như điện thoại tiêu chuẩn, mạng VoIP là thiết bị bất khả tri, nghĩa là bạn có thể thực hiện hoặc nhận cuộc gọi qua máy tính để bàn, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của mình.
Vì bạn đang sử dụng thiết bị mà bạn sở hữu để thực hiện cuộc gọi, nên bạn không cần phải mua thêm bất kỳ thiết bị nào. (Mặc dù nhiều nhà cung cấp dịch vụ điện thoại IP có phần cứng tương thích như tai nghe hội nghị truyền hình có sẵn cho các bên quan tâm.)
Hầu hết các gói VoIP bao gồm gọi nội hạt không giới hạn và số phút gọi đường dài miễn phí mỗi tháng. Ngoài ra, thường không có phí thiết lập và các tính năng nâng cao được bao gồm trong giá hàng tháng, không bị tính phí ngoài mức cố định mà bạn đã trả. Các hệ thống này cũng có thể mở rộng, nghĩa là bạn sẽ tránh phải trả tiền cho các tính năng và đường dây điện thoại bổ sung mà bạn chưa cần.
Các nghiên cứu chỉ ra rằng trung bình, các công ty chuyển từ điện thoại tiêu chuẩn sang VoIP tiết kiệm được khoảng 5.000 đô la một năm trong khi mang lại thêm 480 đô la cho mỗi người dùng nhờ năng suất tăng lên mà điện thoại ảo mang lại.
Đầu số VoIP cũng hỗ trợ hội nghị truyền hình, nhắn tin SMS, thư thoại ảo, v.v. – trong khi điện thoại tiêu chuẩn hỗ trợ giao tiếp chỉ âm thanh.
Cuối cùng, điện thoại ảo cung cấp dịch vụ Tổng đài riêng (PBX) dựa trên đám mây cho phép người dùng chạy toàn bộ hệ thống điện thoại của họ qua kết nối trực tuyến hiện có, giúp tiết kiệm chi phí hơn nữa.
>>> Xem thêm: Softphone là gì? Những điều cần biết về softphone khi sử dụng tổng đài ảo
Tìm hiểu về đầu số điện thoại VoIP
Điện thoại đầu số VoIP dành cho doanh nghiệp và doanh nghiệp nhỏ cung cấp một cách tiếp cận độc đáo với các con số. Các số điện thoại truyền thống được công ty điện thoại của họ chỉ định vị trí, đường dây điện thoại và thiết bị cố định.
Mặc dù PBX tại cơ sở có nghĩa là điện thoại bàn vẫn có thể định tuyến cuộc gọi, việc định tuyến đó bị hạn chế trong phạm vi vị trí thực của văn phòng.
Khái niệm đầu số điện thoại VoIP?
Các số trực tuyến, đôi khi được gọi là số truy cập hoặc quay số nội bộ trực tiếp (DID) loại bỏ những hạn chế này.
Số DID không gắn với một đường dây điện thoại hoặc thiết bị nhất định, mà là với một cá nhân, vị trí chi nhánh hoặc phòng ban cụ thể.
Chúng hoạt động trên các nhà cung cấp dịch vụ PSTN và VoIP bằng cách chuyển tiếp cuộc gọi đến nhiều thiết bị, địa chỉ IP và các số điện thoại khác. Điều này có nghĩa là khách hàng có thể liên hệ với nhân viên trên điện thoại văn phòng, điện thoại gia đình hoặc thiết bị di động của họ – nhưng nhân viên chỉ phải cung cấp cho khách hàng số điện thoại trực tuyến.
Điều này không chỉ mang lại mức độ riêng tư cao hơn mà còn có nghĩa là nhân viên không còn phải bó buộc vào bàn làm việc, chờ đợi một cuộc gọi quan trọng đến. Ngoài ra, các số ảo giúp người gọi tiếp cận trực tiếp dễ dàng hơn nhiều đại lý, có nghĩa là bán hàng nhiều hơn và dịch vụ khách hàng tốt hơn.
>>> Xem thêm: Những tiêu chí khi mua tổng đài ảo vô cùng quan trọng
Các định dạng đầu số dành cho tổng đài ảo
Ngoài sự tiện lợi mà chúng mang lại, số điện thoại ảo còn phổ biến vì chúng cho phép các công ty lựa chọn từ nhiều loại số khác nhau.
Bao gồm các:
- Số địa phương
- Số điện thoại miễn phí
- Số vô nghĩa
Số địa phương là gì?
Việc gán mã vùng và số địa phương là lý tưởng cho các doanh nghiệp có địa điểm ở nhiều thành phố, cũng như những doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào sự tin tưởng của cộng đồng địa phương. Các số tổng đài địa phương không chỉ giúp người gọi dễ dàng kết nối với các đại lý lân cận mà còn giảm chi phí gọi điện từ xa.
Số điện thoại miễn phí là gì?
Các số điện thoại miễn phí (số 197) ngăn người gọi không phải trả tiền cho các cuộc gọi đường dài đắt tiền, vì phí sẽ thuộc về người nhận cuộc gọi (công ty của bạn.) Vì các cuộc gọi được thực hiện qua Internet, bạn cũng sẽ có thể tránh phải trả phí cao cho các cuộc gọi quốc tế.
Ngoài ra, các số điện thoại miễn phí giúp tăng uy tín cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, mang lại cho họ một diện mạo công ty hơn.
Số vô nghĩa là gì?
Các số vô nghĩa (ví dụ: 1-800-Gọi-Giúp-đỡ, 1-900-Gọi-Dịch-vụ) giúp việc ghi nhớ các con số trở nên dễ dàng hơn và giúp các công ty phân biệt mình với các đối thủ cạnh tranh.
Các tính năng hàng đầu của tổng đài VoIP
Các tính năng quan trọng nhất cần tìm khi đánh giá điện thoại ảo là:
- Chuyển hướng cuộc gọi
- Phân phối cuộc gọi tự động (ACD)
- Thu âm cuộc gọi
- Tích hợp với phần mềm kinh doanh khác
- Gửi fax trực tuyến
- Tin nhắn văn bản kinh doanh SMS
- Phân tích cuộc gọi và báo cáo
- Ứng dụng di động
- Thư thoại đến văn bản và email
- Hội nghị truyền hình
- Chuyển số để chuyển các liên hệ hiện có
- Khả năng giữ số cũ của bạn
- Khả năng của softphone
- Sàng lọc cuộc gọi và chặn số
Lợi ích của tổng đài VoIP
Ngoài quy trình thiết lập đơn giản hơn, tiết kiệm chi phí và các tính năng nâng cao giúp cải thiện dịch vụ khách hàng, hệ thống đầu số VoIP còn cung cấp nhiều lợi ích khác.
Bao gồm các:
- Tăng tính linh hoạt của nhân viên và khả năng di chuyển số
- Cải thiện giao tiếp cho nhân viên từ xa
- Khách hàng có cơ hội tốt hơn để tiếp cận với đại diện trực tiếp
- Giảm thời gian giải quyết dịch vụ khách hàng
- Sự gia tăng các cuộc gọi bán hàng đi
- Các tùy chọn tự phục vụ của khách hàng được cải thiện cho phép nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn
- Các phương thức liên lạc bổ sung (hội nghị truyền hình, fax, nhắn tin SMS, v.v.)
- Ít cuộc gọi bị bỏ qua hơn và tỷ lệ bỏ cuộc gọi thấp hơn
- Phản hồi của khách hàng tốt hơn thông qua các cuộc khảo sát tự động
- Phân tích cuộc gọi chuyên sâu cung cấp thông tin chi tiết về năng suất, số lượng cuộc gọi VoIP hàng ngày, v.v.
- Quá trình cài đặt ngắn và đơn giản
- Hỗ trợ nhà cung cấp dịch vụ 24/7
Nhược điểm của hệ thống tổng đài VoIP
Mặc dù rõ ràng là khả năng của dịch vụ đầu số VoIP mang lại nhiều lợi thế hơn so với các đường dây điện thoại truyền thống, nhưng có một vài nhược điểm cần phải thừa nhận.
Nhược điểm lớn nhất là hệ thống điện thoại ảo phụ thuộc vào thời gian hoạt động và băng thông kết nối Internet của bạn.
Điều này có nghĩa là bạn sẽ cần chuyển đổi nhà cung cấp để phù hợp với hệ thống điện thoại mới của mình. Ngay cả sau đó, nếu bạn bị mất nguồn hoặc gặp sự cố kết nối, bạn sẽ không thể thực hiện hoặc nhận cuộc gọi cho đến khi Internet hoạt động trở lại.
Cuối cùng, hãy chắc chắn rằng bạn hiểu các loại thuế và phí VoIP mà các nhà cung cấp có thể và không thể tính phí hợp pháp cho bạn. Tuy nhiên, ngay cả với những vấn đề tiềm ẩn này, đầu số VoIP vẫn là lựa chọn tốt hơn so với điện thoại cũ.
Để có kết quả tốt nhất, các công ty nên có một điện thoại bàn văn phòng tiêu chuẩn cho mục đích dự phòng nhưng chủ yếu dựa vào tính năng gọi VoIP để liên lạc nội bộ và bên ngoài.
Tóm lại để có thể thực hiện việc định hướng cuộc gọi một cách hiệu quả bạn cần phải biết cách sử dụng các tiện ích mà tổng đài thông minh mang lại. Hiện nay tổng đài thông minh OMICall với các tính năng hiện đại dễ sử dụng, luôn được cập nhật mới nhất sẽ là một sự lựa chọn hoàn hảo cho doanh nghiêp bạn. OMICall cung cấp giải pháp toàn diện, đáp ứng nhu cầu về hệ thống tổng đài CLOUD thông minh cho các cty, tổ chức và doanh nghiệp.
Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:
- Website: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP Thông Minh – OMICall
- Hotline: 0899 90 98 68 – 0287 1010 898
- Trụ sở chính: 140 – 142 Đường số 2, Vạn Phúc City, Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh
- Chi nhánh tại Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
- Chi Nhánh tại Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh
