Khi sử dụng tổng đài ảo, điện thoại VoIP chắc chắn là một công cụ không thể thiếu để giúp đội ngũ nâng cao hiệu suất công việc, tối ưu chi phí cước gọi,… và nhiều những lợi ích vượt trội khác so với điện thoại truyền thống.
>>> Xem thêm: Tìm hiểu về công nghệ VoIP – Ứng dụng của VoIP vào thực tế
Điện thoại VoIP là gì?
Điện thoại VoIP là thiết bị điện thoại giúp nghe/gọi, triển khai cuộc gọi dựa trên nền tảng công nghệ VoIP. VoIP – Voice Over Internet Protocol chính là giao thức thoại qua internet. Hiểu rõ hơn, cuộc gọi truyền qua điện thoại IP được thực hiện nhờ vào dữ liệu internet, đây cũng chính là sự khác biệt rõ ràng nhất so với điện thoại cố định truyền thống.
02 loại điện thoại IP phổ biến nhất
Dưới đây là 02 loại điện thoại IP phổ biến, thường được doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất:
- Điện thoại IP sử dụng dây LAN: Loại này sở hữu phần cứng tương tự như điện thoại bàn cố định thông thường. Tuy nhiên đối với dòng này, mỗi điện thoại sẽ được trang bị thêm 2 cổng kết nối mạng RJ45, giúp kết nối trực tiếp với dây LAN và sử dụng cáp internet.
- Điện thoại IP sử dụng phần mềm: Đây cũng là hình thức sử dụng khá phổ biến, loại này thì sử dụng dựa trên phần mềm được cài đặt sẵn trên một số thiết bị có thể kết nối với internet như: PC, laptop, smartphone,… Đối với dòng này, loa và microphone là 2 thiết bị bắt buộc phải có để thực hiện cuộc gọi.
Phân biệt điện thoại VoIP và điện thoại IP?
Chắc hẳn trong quá trình tìm hiểu và nghiên cứu, nhiều ý kiến cho rằng điện thoại VoIP và điện thoại IP là hai thiết bị khác nhau. Nhưng đó là một câu trả lời vô cùng sai lầm, thực tế 2 thiết bị trên là 1. Điện thoại IP chỉ là một cách gọi khác của điện thoại VoIP.
Ưu điểm của điện thoại VoIP
Tiết kiệm chi phí
Đây là ưu điểm nổi bật nhất của dòng điện thoại này và cũng là lý do khiến nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Toàn bộ cuộc gọi đều được triển khai qua internet, các tính năng vượt trội từ tổng đài đa kênh thông minh như: Gọi hàng loạt, gọi tự động, gọi nội bộ miễn phí,… sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lên đến 50%. Bên cạnh đó, việc không cần câu dây vật lý giúp tối ưu kha khá chi phí về vận hành, đầu tư.
Kết nối mọi lúc, mọi nơi
Như đã nói, tổng đài ảo tích hợp CRM hoạt động dựa trên internet, vì vậy dù ở bất kỳ đâu, chỉ cần có mạng bạn có thể nghe/gọi. Hỗ trợ chăm sóc khách hàng 24/7, giải quyết vấn đề của khách hàng nhanh chóng và kịp thời.
Dễ dàng lắp đặt, vận hành
Để sử dụng điện thoại IP, bạn chỉ cần cắm dây LAN vào cổng mạng của điện thoại. Bạn không cần mất thời gian để test số, kiểm tra dây mạng như khi dùng điện thoại cố định.
Cung cấp nhiều tính năng hữu ích
Bên cạnh cung cấp chất lượng cuộc gọi ổn định, âm thanh hay, điện thoại IP còn hỗ trợ doanh nghiệp làm việc hiệu quả hơn với một số tính năng hữu ích như: Ghi âm cuộc gọi, nghe/gọi nhiều bên, thư thoại,…
Nhược điểm của điện thoại VoIP
Chính vì tất cả cuộc gọi đều triển khai nhờ kết nối mạng, vì vậy khi sử dụng, thiết bị này phụ thuộc khá nhiều vào nguồn điện cũng như hạ tầng mạng của doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp không đầu tư băng thông internet đủ lớn, các cuộc gọi dễ bị gián đoạn, mất kết nối giữa chừng. Điều này gây ảnh hưởng nặng nề đến trải nghiệm khách hàng, chất lượng dịch vụ cũng như sự chuyên, nghiệp, uy tín của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, bạn không cần phải quá lo lắng. Tổng đài ảo có tính năng chuyển tiếp cuộc gọi trực tiếp vào số di động của nhân viên nếu hệ thống tổng đài xảy ra trục trặc.
>>> Tham khảo thêm: Làm sao để giữ kết nối cuộc gọi của tổng đài ảo khi mất điện bất chợt?
So sánh điện thoại VoIP và điện thoại truyền thống
Về công nghệ
Công nghệ chính là sự khác biệt cơ bản nhất. Nếu điện thoại truyền thống triển khai nghe/gọi dựa trên mạng chuyển mạch công cộng (PSTN) thì điện thoại IP sử dụng đường truyền mạng.
Về tính năng
Điện thoại truyền thống chỉ có thể cung cấp tính năng nghe/gọi cơ bản thì VoIP cung cấp nhiều hơn thế. Với các tính năng mở rộng như: Ghi âm cuộc gọi, chuyển tiếp cuộc gọi, thư thoại,… chắc chắn sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tương tác với khách hàng chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.
Về chi phí
Sự khác biệt to lớn về chi phí khiến nhiều doanh nghiệp hiện nay chuyển sang dùng điện thoại IP nhiều hơn. Nếu dùng điện thoại truyền thống, doanh nghiệp phải chi trả chi phí cho từng phút gọi, thì dùng VoIP, doanh nghiệp được miễn phí 100% gọi nội bộ, đảo số cuộc gọi ra cùng nhà mạng để giảm phí cước,…
>>> Xem thêm: So sánh Tổng Đài Analog và IP
Tổng kết
OMICall đã chia sẻ tổng hợp những điều bạn cần biết về điện thoại VoIP. Hy vọng thông tin trên hữu ích đối với bạn trong quá trình tìm hiểu về điện thoại IP nói riêng và tổng đài ảo. Chúc bạn ứng dụng thành công những phần mềm bổ ích này vào hoạt động kinh doanh.
ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ TỔNG ĐÀI ẢO TÍCH HỢP CRM MIỄN PHÍ 30 NGÀY TẠI ĐÂY:
Hoặc liên hệ trực tiếp với chúng tôi thông qua:
- Website: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP Thông Minh – OMICall
- Hotline: 0899 90 98 68 – 0287 1010 898
- Trụ sở chính: 140 – 142 Đường số 2, Vạn Phúc City, Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh
- Chi nhánh tại Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
- Chi Nhánh tại Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh
