Để có thể sử dụng hệ thống tổng đài ảo thì không thể thiếu softphone. Vậy softphone là gì? Hãy cùng OMICall tìm hiểu những điều cần biết về softphone nhé!
Thế nào là softphone?
Softphone là giúp hiển thị màn hình mô phỏng của điện thoại, cho phép ai sử dụng nó có thể thực hiện nghe/nhận các cuộc gọi từ khách hàng qua Internet. Phần mềm này được sử dụng trên nhiều nền tảng thiết bị khác nhau như: Laptop, PC, smartphone, ipad,… Hoặc những thiết bị di động khác miễn sao nó đáp ứng được nhu cầu về mạng.
Được tích hợp trực tiếp vào hệ thống tổng đài ảo của doanh nghiệp. Bên cạnh 2 chức năng cơ bản như nghe/gọi, Softphone còn có nhiều tính năng khác như: Gọi video, lưu trữ lịch sử cuộc gọi,… Điều này mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều tiện ích trong giai đoạn thống kê, phân tích và báo cáo hiệu suất và hiệu quả làm việc của đội ngũ Telelsales.
>>> Xem thêm: Tại sao nên lựa chọn phần mềm tổng đài ảo cho doanh nghiệp
Sự khác nhau giữa softphone và hardphone là gì?
Softphone
- Thiết bị nền tảng: Ipad, laptop, PC, smartphone
- Cơ chế hoạt động: Sử dụng trực tiếp trên phần mềm softphone, hoặc những phần mềm khác tuỳ theo lựa chọn của doanh nghiệp
- Chất lượng: Phụ thuộc vào độ “mượt mà” của Internet. Cuộc gọi chỉ suôn sẻ khi đường truyền internet ổn định. Ngược lại, sẽ bị chập chờn nếu internet gặp sự cố
- Tính năng: Đa dạng, dễ dàng tuỳ chỉnh theo nhu cầu
- Tính linh hoạt: Có thể sử dung ở bất kỳ đâu
- Chi phí: Rất thấp, vì có thể sử dung trên thiết bị cá nhân
Hardphone
- Thiết bị nền tảng: Điện thoại IP, điện thoại analog
- Cơ chế hoạt động: Chỉ sử dụng trên những thiết bị chuyên dụng
- Chất lượng: Có thiết bị riêng nên khá ổn định
- Tính năng: Cố định, không thể thay đổi và tuỳ biến
- Tính linh hoạt: Cố định tại văn phòng, không thể sử dụng ở những nơi khác
- Chi phí: Rất thấp, vì có thể sử dung trên thiết bị cá nhân
Những điều cần biết về softphone
Linh hoạt, di động
Do hoạt động trên web/app nên softphone tạo ra cho doanh nghiệp rất nhiều tiện lợi khi sử dụng. Bởi đội ngũ Telesales, đội ngũ chăm sóc khách hàng có thể sử dụng nó để liên lạc cho các khách hàng của mình ở bất kỳ đâu. Chỉ cần đảm bảo được yếu tố về internet. Yếu tố này dĩ nhiên sẽ không quá khắt khe bởi hiện nay, doanh nghiệp khi sử dụng tổng đài ảo đều trang bị cho văn phòng hệ thống internet mạnh mẽ.
Thống nhất liên lạc cho nội bộ doanh nghiệp
Hiện nay, những doanh nghiệp đa số đều có nhiều chi nhánh, nhiều phòng ban khác nhau để đáp ứng nhu cầu khách hàng theo từng khu vực. Vì vậy việc liên lạc giữa các chi nhánh, phòng ban, trao đổi thông tin sẽ gặp khá nhiều cản trở. Tuy nhiên, softphone có thể giải quyết được khó khăn này cho doanh nghiệp khi được tích hợp trực tiếp vào tổng đài ảo. Thống nhất kênh liên lạc giữa các bộ phận, chi nhánh. Việc quản lý thông tin cuộc gọi cũng trở nên dễ dàng hơn.
Đa dạng tính năng, dễ dàng tuỳ chỉnh
Khi sử dụng softphone, doanh nghiệp có thể thoải mái tuỳ chỉnh lại bố cục, giao diện sao cho thuận tiện nhất và dễ sử dụng nhất. Ngoài ra còn có thể thêm vào các tính năng mới như gọi nhóm để thuận tiện liên lạc phòng ban, họp hội nghị,…
Tối ưu tối đa chi phí
Doanh nghiệp có thể tối ưu hoá chi phí một cách tối đa khi sử dụng softphone bởi sự khác biệt với hardphone là không cần đầu tư một hệ thống phần cứng vô cùng rườm rà và đắt đỏ. Chỉ với laptop, hoặc smartphone là có thể sử dụng ngay. Và có thể sử dụng ở bất kỳ đâu.
>>> Liên quan: Tổng đài ảo – Giúp doanh nghiệp chuyển đổi số thành công
Tổng đài ảo cho doanh nghiệp nên dùng softphone hay hardphone?
Cả 2 giải pháp softphone hay hardphone đều có ưu nhược điểm riêng và phù hợp với từng nhu cầu khác nhau trong công việc cũng như kinh phí của doanh nghiệp. Nhưng do softphone đáp ứng được các yếu tố thiết yếu như sự linh hoạt trong di chuyển, đa dạng tính năng nên hiện nay được ưa chuộng hơn rất nhiều.
Hy vọng bài viết trên có thể giúp bạn nắm rõ những điều cần biết về softphone. Tuỳ theo nhu cầu của doanh nghiệp và hệ thống tổng đài ảo mà đưa ra sự lựa chọn chính xác nhất.
Nếu bạn quan tâm đến phần mềm tổng đài ảo, hãy liên hệ với chúng tôi qua:
- Website: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP Thông Minh – OMICall
- Hotline: 0899 90 98 68 – 0287 1010 898
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT
Trụ sở chính: 140 – 142 Đường số 2, Vạn Phúc City, Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh
Chi nhánh tại Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
Chi Nhánh tại Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh
