Trước kia, chỉ có những công ty lớn mới có khả năng sở hữu tổng đài của riêng họ. Tuy nhiên, với sự phổ biến của các giải pháp đám mây và hệ thống gọi tự động, điều này không còn đúng ở thời điểm hiện tại. Thông qua phần mềm tổng đài ảo bạn có thể quản lý một tổng đài của riêng mình. Hãy cũng tìm hiểu về cách lựa chọn phần mềm tổng đài phù hợp cho công ty bạn.
Phần mềm tổng đài ảo là gì?
Phần mềm tổng đài ảo là một giải pháp chuyên môn cho phép nhân viên thực hiện và nhận các cuộc gọi, cũng như truy cập vào các thông tin cần thiết. Chẳng hạn như lịch sử người gọi để cải thiện trải nghiệm của khách hàng. Đây là một giải pháp điển hình giúp tích hợp với những điện thoại có sẵn và những ứng dụng khác (CRM, ticket). Những ứng dụng tích hợp này cực kỳ quan trọng trong CSKH.
Chức năng phổ biến nhất của hệ thống tổng đài là cung cấp dịch vụ nghe, gọi hỗ trợ/cskh. Tuy nhiên, đó không phải là lý do duy nhất để cài đặt phần mềm tổng đài. Nếu nhân viên của bạn phải xử lý nhiều cuộc trò chuyện qua điện thoại, thì họ cần một hệ thống mạnh mẽ để hỗ trợ. Đây là lúc mà một phần mềm tổng đài hàng đầu trở nên hữu ích. Nó cho phép đội ngũ của bạn tổ chức và quản lý mọi khía cạnh của cả cuộc gọi đến và đi.
Thông qua phần mềm tổng đài ảo, nhân viên của bạn có thể lưu trữ những thông tin quan trọng, thông tin liên hệ, và lịch sử khách hàng trong một nơi. Tận dụng những dữ liệu có sẵn, để phục vụ khách hàng được tốt nhất.
Phần mềm tổng đài ảo hoạt động như thế nào?
Có hai loại phần mềm tổng đài ảo đó là miễn phí hoặc trả phí. Phần mềm này là một phần quan trọng của bất kỳ trung tâm liên lạc nào. Là cầu nối của nhà cung cấp dịch vụ VoIP và tổng đài của doanh nghiệp bạn.
Trong hầu hết trường hợp, khi cài đặt phần mềm tổng đài, tất cả những gì bạn cần làm là chọn nhà cung cấp VoIP, kết nối với thiết bị của nhân viên, và bắt đầu trả lời cuộc gọi. Những cấu hình nâng cao như định tuyến, phân luồng cuộc gọi sẽ được bên cung cấp hỗ trợ mọ thứ. Nếu bạn dùng phần mềm miễn phí như Asterisk thì bắt buộc công ty bạn phải có đội ngũ kỹ thuật mạnh mẽ để thiết lập hệ thống.
Sự khác biệt của phần mềm tổng đài ảo miễn phí và trả phí
Tiêu chí lựa chọn phần mềm tổng đài ảo phụ thuộc vào nhu cầu và khả năng của doanh nghiệp bạn. Nếu bạn chỉ cần có phần mềm quản lý nghe gọi thông thường thì giải pháp miễn phí sẽ phù hợp. Ngược lại, bạn đang tìm giải pháp để chăm sóc khách hàng được tốt nhất thì tùy theo gói dịch vụ bạn mua phần mềm tổng đài sẽ hố trợ những gói tính năng khác nhau.
xem thêm: Bảng giá dịch vụ tổng đài ảo
Với hệ thống tổng đài miễn phí, bạn vẫn có thể dễ dàng thực hiện và trả lời các cuộc gọi của mình, bao gồm các cuộc gọi nội bộ giữa nhân viên.
Các tính năng bổ sung như ghi âm cuộc gọi và định tuyến cuộc gọi sẽ khác nhau, hoặc sẽ có một số giới hạn. Ví dụ, một phần mềm nhật ký cuộc gọi miễn phí cho tổng đài của bạn có thể lưu trự thông tin về người gọi. Tuy nhiên, lịch sử tìm kiếm phiếu hoặc số lượng số điện thoại mà bạn có thể sử dụng trong phần mềm có thể bị hạn chế. Nếu bạn quan tâm đến việc sử dụng các tính năng nâng cao hoặc muốn gỡ bỏ các giới hạn thì bạn nên xem xét các gói trả phí.
Nên lựa chọn phàn mềm tổng đài ảo miễn phí hay trả phí
Khi bạn lựa chọn giữa hệ thống gọi tự động miễn phí hoặc trả phí, bạn nên xem xét mọi nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp mình, và tất cả các sự lựa chọn có sẵn.
Hỏi bản thân những câu hỏi sau:
- Hiện tại, bạn đang xử lý các cuộc gọi như thế nào?
- Bạn muốn thiết lập một tổng đài hoàn toàn mới, hoặc chuyển sang một nhà cung cấp phần mềm tổng đài khác?
- Bạn quản lý bao nhiêu khách hàng?
- Bạn kỳ vọng điều gì từ bảng điều khiển phần mềm tổng đài?
- Bạn có bao nhiêu nhân viên trực tổng đài?
- Bạn muốn dùng bao nhiêu số điện thoại?
- Bạn quan tâm đến những tính năng tổng đài nào nhất?
- Bạn muốn theo những dõi chỉ số tổng đài nào?
Bằng cách trả lời những câu hỏi này, bạn sẽ hiểu khá rõ về nhu cầu của mình và có bước gần hơn đến quyết định chính xác cho doanh nghiệp của mình.
Xem thêm: Phần mềm tổng đài đa kênh
Tạm Kết
Tóm lại, bạn nên nghĩ về yêu cầu của bản thân, lọc các lựa chọn, thử ít nhất vài phần mềm tổng đài ảo miễn phí để xem có phù hợp cho doanh nghiệp của bạn. Khi bạn đã xong tất cả những điều trên, bạn đã có khả năng quyết định nên chọn phiên bản trả phí hay miễn phí.
Thông qua các đánh giá phía trên chắc hẳn bạn đã chọn được giải pháp phù hợp với doanh nghiệp mình. Nếu có bất cứ điều gì cần tư vấn xin liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tốt nhất.
Hotline: 0287 1010 898 – 0899 90 98 68
Website: omicall.com
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT (VIHAT TECHNOLOGY Co.,LTD)
- Trụ sở: Tòa nhà ViHAT – 06 đường số 16 (KDC Himlam) – P.Hiệp Bình Chánh – Q.Thủ Đức – TP.HCM
- Chi Nhánh Hà Nội: Toà nhà An Hưng, 85-87 Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy
- Chi Nhánh Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh
