Hệ thống lắp tổng đài điện thoại ảo ngày càng giữ nhiều vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Tổng đài ảo không những nâng cao giá trị nhận thức cho doanh nghiệp trong mắt của khách hàng mà còn tăng năng suất nhân viên. Vậy khi doanh nghiệp muốn lắp đặt tổng đài điện thoại ảo phải lưu ý những gì ? Hãy tìm hiểu bài viết dưới đây nhé.
Tầm quan trọng của việc lắp đặt tổng đài điện thoại ảo là gì ?
Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng phần mềm để quản lý hệ thống. Tổng đài ảo là phần mềm tích hợp những tính năng thông minh vừa có thể giúp doanh nghiệp quản lý hệ thống một cách dễ dàng và còn hỗ trợ công việc kinh doanh hiệu quả như:
Giúp doanh nghiệp quản lý công việc đơn giản hơn: Dễ dàng theo dõi, quản lý hệ thống thông qua trang Web quản trị và ứng dụng mobile. Hệ thống có thể quản lý nhiều data khách hàng, lưu trữ vào sao lưu nên tránh được việc thất thoát dữ liệu.
Sử dụng duy nhất một đầu số để bán hàng và không bị bận máy. Bạn có thể lựa chọn được tất cả các đầu số ví dụ như 1900, đầu số cố định, đầu số Mobile để làm tổng đài bán hàng
Cước gọi nội bộ miễn phí. Gọi ra chào dịch vụ sản phẩm theo chương trình cước khuyến mãi của nhà mạng, chi phí gọi ra được nhiều ưu đãi
Hệ thống có thể phân bổ khách hàng gọi tới cho từng nhân viên cụ thể hạn chế bỏ lỡ những khách hàng tiềm năng.Thống kê cuộc gọi theo từng nhân viên, thêm ghi chú cho từng cuộc gọi từ đó có thể nắm bắt được, hiểu rõ nhu cầu khách hàng nên có thể chăm sóc khách hàng tốt hơn và tăng tỉ chốt sale.
Tích hợp các chức năng điện thoại với các software như CRM, SMS marketing,… giúp quản lý khách hàng tốt hơn, đưa ra những đề nghị, dịch vụ làm hài lòng khách hàng.
Sở hữu nhiều tính năng tiên tiến như ghi âm cuộc gọi, nghe lại cuộc gọi, xóa cuộc gọi; phát nhạc chờ; gọi đi, gọi đến, gọi nội bộ; chuyển cuộc gọi tự động; đàm thoại hội nghị; cặn số cuộc gọi,…
Khi các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ tổng đài ảo thì không cần đầu tư hệ thống vật lý tốn kém như tổng đài truyền thống mà chỉ cần trang bị các thiết bị đầu cuối như: IP Phone, Softphone cài trên di động hay Software cài trên PC và cả VoIP Gateway sử dụng riêng biệt cho các điện thoại Analog.
Không những thế việc quản trị hệ thống tổng đài hoàn toàn đơn giản, dễ dàng với giao diện web trực quan. Lắp đặt gọn nhẹ, nhanh chóng mà không cần đến việc dây đi hệ thống cáp điện thoại bởi vì tổng đài ảo hoạt động trên hạ tầng mạng máy tính đã có sẵn. Ngoài ra nhờ dịch vụ này mà các doanh nghiệp có thể cắt giảm hoàn toàn các cước phí liên lạc nội bộ giữa các chi nhánh với nhau.
Những lưu ý khi lắp đặt tổng đài điện thoại ảo:
Quy trình lắp đặt tổng đài ảo rất đơn giản và không mất nhiều thời gian cũng như chi phí lắp đặt. Trước khi đăng ký lắp đặt tổng đài ảo thì bạn cần xác định doanh nghiệp bạn bao nhiêu nhân viên để chọn gói cước cho phù hợp.
Tùy vào loại hình doanh nghiệp mà bạn có thể chọn những đầu số tổng đài với các đầu số 1900, 1800, 028xx, 024xx, 0236xx, và các đầu số Mobile SIP 09xxx. Như tổng đài 1900 và 1800 phù hợp với những doanh nghiệp chăm sóc khách hàng thường xuyên.
Tùy theo kế hoạch phát triển của doanh nghiệp, mục tiêu khách hàng bạn đang hướng tới thể tự tay lên kịch bản lời chào hỏi, phân chia các các cuộc gọi đến cho từng bộ phận hoặc nhân viên để dễ dàng chăm sóc khách hàng hơn.
Và khi chọn lắp đặt tổng đài ảo thì bạn nên chọn những doanh nghiệp có uy tín hỗ trợ khách hàng thường xuyên khi gặp các vấn đề xảy ra.
Dịch vụ tổng đài ảo Omicall là sản phẩm công nghệ mới tích hợp nhiều chức năng thông minh đáp ứng nhiều nhu cầu của doanh nghiệp. Luôn sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp 24/7 khi có vấn đề xả ra với đội ngũ nhân viên trẻ năng động và rất nhiệt tình. Omicall không ngừng cải thiện chất lượng sản phẩm để đem đến cho khách hàng dịch vụ chất lượng, hiệu quả với giá cả hợp lý.
Omicall luôn đồng hành cùng sự phát triển của doanh nghiệp, đem lại giá trị cho doanh nghiệp của bạn là mục đích của Omicall. Vậy doanh nghiệp có nhu cầu lắp đặt tổng đài điện thoại ảo hay muốn hiểu rõ thêm về dịch vụ thì hãy liên hệ với chúng tôi ngay nhé.
